SC Cagitz Rutzing

Der mitgliederstärkste Verein im oberösterreichischen Hörsching

Mit voller eTennis Power ins digitale Zeitalter!

Obmann Walter Holzleithner berichtet, wie sie von der Excel-Mitgliederverwaltung zur Digitalisierung der Platzreservierung gekommen sind und mittlerweile alle Module von eTennis im Einsatz haben. Eine Erfolgsgeschichte im wahrsten Sinne des Wortes: Mitglieder-Aufnahmestopp wegen der hohenAuslastung und Erweiterung der Tennisanlage!

Bitte stelle dich, deine Funktion und deinen Verein vor!

Mein Name ist Walter Holzleithner und ich bin seit 25 Jahren Obmann des SC Cagitz-Rutzing.

Der SC Cagitz-Rutzing wurde 1969 gegründet und gehört mittlerweile mit über 300 Mitgliedern zu den mitgliederstärksten Vereinen in der oberösterreichischen Marktgemeinde Hörsching. Schwerpunkt des eingetragenen gemeinnützigen Vereins ist seit eh und je die Kinder- und Nachwuchsförderung. Der Sportverein bietet aktuell 5 verschiedene Sektionen für Kinder, Jugendliche, Erwachsene und Senioren an. So umfasst unser Angebot unter anderem Fußball, Tennis, Stocksport, Schifahren und Radfahren. Auch der gesellige Teil kommt in unserem Verein nicht zu kurz. So bieten wir mit Hobbyturnieren, Schnupperkursen, Ferienpass, Kindertennis-Camps, Ausflügen, Weihnachtsmärkten, Punschstandln sowie Weinfesten viele Möglichkeiten, Spaß zu haben.

 

Erinnere dich an die Entscheidung, den Verein zu digitalisieren. Weshalb habt ihr euch für eTennis entschieden und was waren die wichtigsten Kriterien?

Im Verein erfolgte die Mitgliederverwaltung früher auf sehr einfache Weise. Die Daten wurden in EXCEL-Listen erfasst und die Mitglieder jährlich in Briefform gebeten, die Mitgliedsbeiträge einzuzahlen. Es wurden den Mitgliedern auch bsplw. Einladungen zur Jahreshauptversammlung per Post zugesandt.

Die Aktualisierung des Mitgliederdatenbestandes war einerseits sehr aufwändig und anderseits auch sehr fehleranfällig. Letztendlich wurden uns als Verein durch die DSGVO komplexe Aufgaben verordnet, weshalb wir uns nach einer geeigneten Möglichkeit umsahen, um einerseits einer Vereinfachung der Mitgliederverwaltung und andererseits auch dem immer wichtiger werdenden Datenschutz Rechnung zu tragen. Ein Anliegen war auch noch die Integration eines Platzreservierungssystems, dessen Mehrwert wir erst so richtig schon nach wenigen Wochen nach der Produktinstallation spüren sollten. Nämlich, als die österr. Vereine  nach Ausbruch der Corona-Pandemie durch behördliche Vorschriften dazu angehalten wurden, während des Vereinsbetriebes für die Nachvollziehung der Kontakte zu sorgen.

 

Einführung von eTennis im Verein. Was waren die Herausforderungen und das erste Feedback der Mitglieder?

Herausforderung für uns war die rasche Umsetzung und besonders der Umstand, dass wir auch die ältere Generation mit „ins Boot“ holen wollten, da sie nicht unbedingt über Computerkenntnisse verfügen oder ein Smartphone verwenden.

Das Platzreservierungssystem ist bei den meisten Mitgliedern von Beginn an sehr positiv angenommen worden. Anfangs mussten wir bei der Registrierung noch einigen Mitgliedern eine Hilfestellung geben. Mittlerweile, nach einem 1-jährigen Betrieb, hat sich das System aber eingespielt.

 

Welche Vorteile seht ihr und wo könnt ihr euch durch eTennis Zeit ersparen?

Die Zeit vor dem Ankauf des Systems von eTennis ist mit der heutigen Zeit nicht mehr zu vergleichen. Das Paket bietet neben vielen anderen Tools auch den Betrieb unserer Homepage, wodurch wir unseren Verein attraktiv der Öffentlichkeit präsentieren können. Die News-Seite ist für uns zugleich auch eine Vereins-Chronik.

Wir haben auch schon öfters die Möglichkeit von statistischen Auswertungen (Mitgliederverwaltung, Platzreservierungen, Finanzverwaltung) in Anspruch nehmen müssen, deren Ergebnisse z.B. zur Vorlage für Förderungsansuchen und nicht zuletzt auch zur Argumentation gegenüber dem Gemeinderat im Hinblick auf die Tennisplatzerweiterung herangezogen wurden.

Unserem Vereinskassier wird durch das Buchhaltungs-Tool - nicht zuletzt auch zum Jahresende, wenn die Kassaprüfung ansteht - sehr viel Arbeit abgenommen und die Mitgliedsbeiträge werden von unseren Mitgliedern nun online entrichtet. Auch die Getränkeabrechnung und die Vorschreibung von Trainingsgebühren läuft vollautomatisch. Und wir nutzen die Newsletter-Funktion, anstatt Briefsendungen zu verschicken, um unsere Mitglieder über Aktuelles zu informieren. Das spart nicht nur Porto und Zeit, sondern auch Papier.  

 

Welche Funktionen nutzt ihr von eTennis? 

Wir verwenden folgende Module

  • Mitgliederverwaltung
  • Online-Reservierung
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Buchhaltung
  • Forderungspyramide
  • Turnierverwaltung
  • Mannschaftsverwaltung
  • Onlinezahlung & Abrechnung

 

Was ist dein Fazit und das Feedback der Mitglieder nach der Nutzung von eTennis über einen längeren Zeitraum?

Das System hat sich mittlerweile eingespielt und ist inzwischen nicht mehr wegzudenken. Unsere Mitglieder schätzen nicht nur die Online-Platzreservierungsmöglichkeit, sondern auch die Forderungspyramide, die nicht nur zum gegenseitigen Kennenlernen beiträgt, sondern auch zur Leistungssteigerung anspornt.

Unsere Mitglieder finden auch die Turnierverwaltung sehr attraktiv, da die Spielergebnisse von den einzelnen Spieler*innen selbst ins System eingetragen werden können und das Ranking sofort ersichtlich ist. Nicht zuletzt freut sich auch der Turnierleiter, weil ihm dadurch viel Arbeit abgenommen wird.

Zusammengefasst kann man sagen, dass wir seit Einführung von eTennis in unserem Verein durch diesen Modernisierungsschub einen Aufschwung erleben, den wir in den letzten Jahren in dieser Form nicht hatten. Inzwischen sind unsere 3 Plätze die gesamte Freiluftsaison hindurch völlig ausgelastet, was dazu führte, dass wir bereits im Vorjahr einen Mitglieder-Aufnahme Stopp verhängen mussten. Der Bau eines 4. Platzes wird dadurch erforderlich und ist bereits in konkreter Planung.

 

Wie flexibel konntet ihr eure gewohnten Regelungen umsetzen?

Durch den Einsatz unseres Nachwuchsleiters, der über gewisse Internet- u. Computergrundkenntnisse verfügt, stellte uns die Umstellung nicht vor allzu große Probleme. Letztendlich funktionierte auch der Support von eTennis bestens.

 

Gibt es noch weitere Möglichkeiten, die ihr nicht nutzt?

Im Zuge der Platzerweiterung wollen wir künftig auch noch die Möglichkeit der elektronischen Zutrittssteuerung nutzen. Diesbezüglich sind wir bereits mit der Partnerfirma von eTennis in Kontakt.

 

Zum eTennis Portal: www.sccagitz.com

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eTennis CEO Andreas Munk